Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Swan Julien REMAUD, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial Studio Goelan.

Adresse professionnelle : Saint-Gilles-Croix-de-Vie, 85800 Vendée, France
Adresse électronique : contact@studiogoelan.fr
Téléphone : 06 08 84 01 33

Toute question relative à la protection des données personnelles peut être adressée à ces coordonnées.

2. Personnes concernées

Les traitements peuvent concerner :

• les visiteurs du site ;
• les personnes qui contactent Studio Goelan ;
• les clients ;
• les personnes dont la vie fait l’objet d’un récit ou d’une biographie ;
• les membres de la famille participant au projet ;
• les personnes éventuellement citées dans les entretiens ou les documents confiés à Studio Goelan.

3. Données susceptibles d’être collectées

Demandes de renseignements

Lorsqu’une personne contacte Studio Goelan, les données suivantes peuvent être collectées :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• contenu du message ;
• informations générales relatives au projet ;
• date et historique des échanges.

Devis, contrats et facturation

Dans le cadre d’une prestation, Studio Goelan peut traiter :

• l’identité et les coordonnées du client ;
• l’adresse postale et l’adresse de facturation ;
• les informations nécessaires à la préparation du devis ;
• les devis, contrats et autorisations ;
• les factures et justificatifs de paiement ;
• l’historique des échanges et des prestations.

Studio Goelan ne conserve pas les coordonnées bancaires complètes de ses clients.

Entretiens et récits de vie

La réalisation d’un récit de vie ou d’une biographie peut nécessiter le traitement des éléments suivants :

• enregistrements audio ou vidéo des entretiens ;
• voix et image de la personne interrogée ;
• transcriptions des entretiens ;
• notes prises pendant les rencontres ;
• photographies ;
• lettres et correspondances ;
• documents et archives familiales ;
• informations relatives à la vie personnelle, familiale, sociale ou professionnelle ;
• souvenirs et témoignages ;
• manuscrits et versions successives du récit ;
• corrections et observations transmises par le client ou sa famille.

Données sensibles

Un récit de vie peut contenir des informations relatives notamment :

• à la santé ;
• aux origines ;
• aux convictions religieuses ou philosophiques ;
• aux opinions politiques ;
• à l’appartenance syndicale ;
• à la vie affective ou intime.

Ces informations sont uniquement traitées lorsqu’elles sont pertinentes pour le récit et dans la mesure nécessaire à la réalisation de la prestation.

Lorsque la réglementation l’exige, leur traitement repose sur le consentement explicite de la personne concernée.

Données techniques du site

Lors de la navigation, certaines données techniques peuvent être traitées :

• adresse IP ;
• type de navigateur ;
• type d’appareil ;
• système d’exploitation ;
• date et heure de consultation ;
• pages consultées ;
• informations nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site.

4. Finalités des traitements

Les données peuvent être utilisées pour :

• répondre aux demandes de renseignements ;
• comprendre le projet envisagé ;
• préparer un devis ;
• organiser les entretiens ;
• enregistrer et transcrire les échanges ;
• structurer les souvenirs ;
• rédiger et corriger le manuscrit ;
• communiquer avec le client et la personne interrogée ;
• réaliser la mise en page ;
• faire imprimer et livrer les ouvrages ;
• assurer la facturation et le suivi administratif ;
• respecter les obligations comptables, fiscales et juridiques ;
• sécuriser le site et les fichiers ;
• protéger les droits des parties en cas de réclamation ou de litige.

Selon les situations, les traitements reposent sur les démarches précontractuelles demandées par la personne, l’exécution du contrat, le consentement, le respect d’une obligation légale ou l’intérêt légitime de Studio Goelan.

5. Enregistrement des entretiens

Les entretiens peuvent être enregistrés sous forme audio ou vidéo afin de permettre une restitution fidèle de la parole de la personne interrogée.

La personne concernée est informée de l’enregistrement avant son commencement. Son autorisation est recueillie dans le contrat ou dans un document séparé.

L’enregistrement est uniquement utilisé pour les finalités prévues dans le cadre du projet biographique.

La personne interrogée peut demander l’interruption temporaire de l’enregistrement lorsqu’elle souhaite aborder un sujet qui ne doit pas être enregistré.

6. Transcription des fichiers audio

Les fichiers audio réalisés lors des entretiens peuvent être traités au moyen d’un outil ou d’un service de transcription afin de convertir la parole enregistrée en texte.

La transcription permet notamment :

• de restituer fidèlement les propos recueillis ;
• de faciliter le classement des entretiens ;
• de repérer les différents thèmes abordés ;
• de préparer le travail de rédaction.

Lorsqu’un service externe est utilisé, le fichier audio ou une partie de celui-ci peut être transmis au prestataire chargé de la transcription.

Studio Goelan veille à :

• sélectionner un prestataire présentant des garanties adaptées de confidentialité et de sécurité ;
• limiter les données transmises à ce qui est nécessaire ;
• éviter de faire apparaître l’identité complète de la personne dans le nom des fichiers ;
• protéger les fichiers pendant leur transmission et leur conservation ;
• vérifier et corriger humainement les transcriptions ;
• supprimer les fichiers conformément aux durées définies dans la présente politique.

Les transcriptions sont exclusivement utilisées pour la préparation et la rédaction du récit commandé.

La personne interrogée est informée, avant le commencement des entretiens, de la possibilité que les enregistrements soient confiés à un service externe de transcription.

7. Informations concernant des tiers

Les personnes interrogées peuvent évoquer des membres de leur famille, des proches, d’anciens collègues ou d’autres personnes encore vivantes.

Studio Goelan demande au client et à la personne interrogée de ne transmettre que les informations nécessaires au récit et d’éviter les accusations, données intimes ou informations sensibles concernant des tiers lorsqu’elles ne sont pas indispensables.

Selon les circonstances, Studio Goelan pourra :

• supprimer une information ;
• modifier certains détails ;
• anonymiser une personne ;
• demander une validation complémentaire ;
• refuser d’intégrer un passage susceptible de porter une atteinte excessive aux droits d’un tiers.

8. Confidentialité des projets

Les projets biographiques sont confidentiels par défaut.

Studio Goelan ne publie pas le nom ou l’image de la personne interrogée, des extraits du récit, des photographies du livre, un témoignage identifiable ou des éléments relatifs à son histoire personnelle sans avoir obtenu une autorisation écrite distincte.

L’acceptation d’une prestation biographique ne constitue pas une autorisation automatique d’utiliser le projet à des fins de communication.

9. Destinataires des données

Les données sont principalement accessibles à Studio Goelan.

Elles peuvent être transmises, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire, aux catégories de prestataires suivantes :

• Hostinger, pour l’hébergement du site ;
• fournisseur de messagerie électronique ;
• service de stockage ou de sauvegarde ;
• prestataire technique chargé de la transcription des fichiers audio ;
• graphiste ou maquettiste intervenant éventuellement sur un projet ;
• imprimeur chargé de fabriquer les exemplaires ;
• prestataire de livraison ;
• organisme comptable ou administratif ;
• médiateur de la consommation ;
• conseil juridique ou autorité compétente en cas de litige ou d’obligation légale.

Aucune donnée personnelle n’est vendue ou louée à des tiers.

10. Hébergement du site

Les données nécessaires à l’hébergement et au fonctionnement du site peuvent être traitées par :

Hostinger International Limited
61 Lordou Vironos Street
6023 Larnaca
Chypre

Hostinger peut faire intervenir des sociétés affiliées ou des prestataires techniques pour fournir ses services.

11. Transferts hors de l’Espace économique européen

Hostinger International Limited est établi à Chypre, État membre de l’Union européenne.

Certains services numériques, notamment les outils de transcription, de stockage, de sauvegarde ou de messagerie, peuvent toutefois traiter des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts ont lieu, Studio Goelan veille à ce qu’ils reposent sur un mécanisme prévu par la réglementation applicable, notamment une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou toute autre garantie appropriée.

Des renseignements complémentaires peuvent être demandés à contact@studiogoelan.fr.

12. Durées de conservation

Les informations relatives à une demande n’ayant pas donné lieu à une prestation peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact.

Les devis, contrats, autorisations et principales correspondances sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle, puis pendant la durée nécessaire à la preuve des droits et obligations des parties.

Les factures et justificatifs comptables sont conservés pendant dix ans.

Sauf accord différent prévu au contrat :

• les enregistrements audio ou vidéo sont supprimés au plus tard six mois après la validation et la livraison définitive du livre ;
• les transcriptions, notes et versions intermédiaires sont supprimées au plus tard douze mois après la livraison définitive ;
• les documents originaux confiés à Studio Goelan sont restitués à leur propriétaire à la fin du projet ;
• les copies numériques sont supprimées selon les mêmes délais que les autres fichiers de travail ;
• le manuscrit définitif peut être conservé pendant douze mois afin de permettre une éventuelle correction technique ou une réimpression.

Une conservation plus longue peut être organisée à la demande expresse du client ou lorsqu’elle est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la défense d’un droit.

13. Sécurité

Studio Goelan met en œuvre des mesures raisonnables et adaptées à la sensibilité des données traitées, notamment :

• la protection des appareils et des comptes par mot de passe ;
• l’authentification renforcée lorsqu’elle est disponible ;
• la limitation des accès aux fichiers ;
• la mise à jour des logiciels ;
• la sauvegarde protégée des documents ;
• la transmission prudente des fichiers ;
• la suppression des données devenues inutiles ;
• la pseudonymisation lorsque cela est possible ;
• la vérification des garanties de confidentialité des prestataires utilisés.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, Studio Goelan prendra les mesures appropriées si un incident présente un risque pour les personnes concernées.

14. Cookies et traceurs

Le site peut utiliser des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à l’affichage de ses fonctionnalités essentielles.

Si le site utilise des cookies ou traceurs non indispensables, notamment pour mesurer l’audience, intégrer une vidéo, afficher une carte ou proposer un service tiers, ceux-ci ne doivent être déposés qu’après le consentement de l’utilisateur.

15. Droits des personnes

Dans les conditions prévues par la réglementation, toute personne concernée peut demander :

• l’accès à ses données ;
• la rectification de données inexactes ;
• l’effacement de ses données ;
• la limitation de leur traitement ;
• l’opposition à certains traitements ;
• la portabilité de certaines données ;
• le retrait de son consentement.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause les traitements effectués avant ce retrait.

Lorsque certaines données sont indispensables à la réalisation du récit, leur suppression peut empêcher la poursuite de tout ou partie de la prestation.

Toute demande peut être adressée à :

Studio Goelan
Saint-Gilles-Croix-de-Vie
85800 Vendée
France

contact@studiogoelan.fr

Une pièce d’identité ne doit être demandée qu’en présence d’un doute raisonnable sur l’identité de la personne.

16. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que ses données ne sont pas traitées conformément à la réglementation peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, la CNIL.

17. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte d’une évolution des prestations, du site, des outils employés ou de la réglementation.

La date de dernière mise à jour figure au début du document.